Что такое заказ?

Заказ, это продажа плюс фулфилмент. (ведение и контроль заказанного товара от заявки до передачи заказчику.)

Модное нынче слово фулфилмент, означает обработку и исполнение обязательства перед клиентом доставить заказанный им товар в указанные сроки по указанной цене.

Карточка заказа это по сути конвейер в котором выстраиваются все последовательные действия внутри заказа.

Как работает конвейер, вы узнаете в статье о конвейерах, а пока давайте познакомимся с инструментами и полями в карточке заказа.

Инструменты и поля, которые есть в карточке заказа.

Перечислим все, что есть в карточке заказа.

1. Заявка.
2. Покупатель.
3. Ответственный. (это тот кто ведет заказ и кому начисляют премию за это)
4. Источник заказа.
5. Агент. (кому начисляются агентские вознаграждения)
6. Способ оплаты
7. Предоплата.
8. Договор.
9. Способ доставки.
10. Получатель адресата.
11. Адрес доставки.
12. Оплаты.
13. Начисление всех дополнительных расходов, премий сотрудниками и агентских вознаграждений за заказ.
14. Выставленные счета.
15. Производство.
16. Закупка материала.
17. Партии товаров.
18. Сырье.
19. Бронирование.
20. Доставка груза.
21. Передача товара клиенту.
22. Себестоимость.
23. Товары.
24. Статусы заказа.

Давайте разберемся сперва по ячейкам, в карточке заказа. Для этого сперва посмотрим на весь список продаж.

Список всех продаж.

Заходим в раздел «продажи».

Он окрасится в «активный — зеленый цвет», так как мы перешли в этот раздел.

Если вы зашли в раздел продажи, то всегда открывается список заказов (продаж). Это все конвейерные цепочки, которые находятся в разных стадиях завершения, и которые можно сразу же увидеть в статусе заказа.

Откроем один из них. (Клик по заказу, откроет этот заказ.)

Все, что то написано синим цветом, то это ссылка на карточку, по которой можно будет перейти, кликнув по этой ссылке. (Как показано на скриншоте ниже, если кликнуть по заказу № 8, то откроется заказ № 8. Если кликнуть по ИП Васильев Александр, то откроется карточка покупателя, где будут показаны все отношения с этим контрагентом.)

Открылся заказ № 5.

Если кликнуть по контрагенту, то откроется карточка контрагента.

Мы видим что в ней есть 5 вкладок с различной информацией.

Обратите внимание, что Активная — подсвечена зеленым цветом.

На что еще можно обратить внимание, так это на статусы, так как по ним видно на какой стадии находится тот или иной заказ. (Статусы формируются автоматически).

В заказе № 5 стоит статус — Ожидаем оплату… в другом — Нет на складе и так далее. За счет этого главный менеджер или руководитель видит те заказы, которые еще не завершены и может какие то процессы взять под контроль.

Я думаю, что не смотря на то, что очень кратко, но вполне должно быть понятно предназначение таблицы с заказами. Это таблица всех заказов. А теперь давайте создадим новый заказ.

Новый заказ.

Создаем новый заказ (кнопка +).

В новом заказе уже подтянулись какие то данные (дата, ответственный, склад, способ доставки.)

Заполняем остальные поля.

Поля в карточке заказа.

В заказе нужно заполнять абсолютно все поля, не смотря на то, что некоторые не являются обязательными. И это на самом деле важно, так как все данные играют какую то роль. Во-первых: для сортировки, (чтоб искать нужную для вас информацию), а во вторых, — делает доступным некоторые скрытые инструменты (например, если выбрать другой способ доставки, то появятся новые поля для заполнения).

Рассмотрим все ячейки, которые есть в заказе.

• В дате создания заказа можно ничего не делать. (если сегодняшняя дата вас устраивает. Если нет, отредактируйте ее на другую.)
• Поле «Ответственный» — это поле когда подставляется по умолчанию работник, который создал этот документ (работающий под этим именем). Если нужно сделать другого ответственным, то выберете другого, из списка сотрудников, кликнув по полю. (Ответственный не только отвечает за заказ, но и еще может получать премию за этот заказ, согласно настроенным премиям.) (Если нужно создать нового ответственного сотрудника, то можно нажать плюс, который находится справа от ответственного). А вообще, сотрудника создавать в заказе это конечно странно, так как это не задача менеджера по продажам и он не должен принимать никого на работу. Но если вы очень маленькая компания и хотите «на лету» автоматизировать эту компанию, то это очень удобный инструмент, когда по ходу создаешь все необходимые данные, людей, документы не выходя из карточки заказа.

Вот как это делается. В карточке заказа создадим нового ответственного. Нажимаем на +.

Ответственный — это работник, который устроен на работу, дан доступ к программе и у которого определена роль.

• «Источник заказа» — это поле, которое указывает на источник заказа (откуда пришел заказ)

Кстати, все эти поля, можно вывести в список заказов, чтоб видеть интересующую лично для вас или для всех работающих — информацию.. Это делается через настройку таблицы. Вывести и сохранить для бокового меню.

Будет это выглядеть в программе вот так. (Добавили еще одну колонку -источник заказа)

… это было небольшое отступление, вернемся в карточку заказа.

• Следующее поле — «Сумма».

Здесь формируется сумма стоимости товаров с учетом скидок. Это автоматизированная ячейка, поэтому мы на нее на прямую влиять не можем, поэтому можно создать какое ни будь действие, чтоб посмотреть как она работает.

Давайте добавим какой ни будь товар, например, муку в количестве 10 штук. (Можно создать предварительно в товарном каталоге эту модель — мука, а можно это сделать в процессе продажи, на лету, в поле товар, пишем или вставляем — мука.)

Забиваем — мука, программа определит, что такого товара еще нет, (ниже появится надпись — такого значения нет), нажимаем на кнопку создать товар.

Откроется карточка создания товара. Создаем товар — мука.

Если этот товар расщепить, то учет уже будет в двух измерениях, — в мешках (штуках) и в килограммах (с наценкой или без).

После сохранения этой карточки, откроется опять карточка заказа.

Добавив товар — мука, указываем количество 10 штук. Теперь мы видим СУММУ ЗАКАЗА. Если вы сделаете скидку, то сумма заказа так же изменится. Оценим цену продажи за один мешок 2500 рублей. Мы видим, что Скидка так же изменилась, так как эти две ячейки между собой связаны.

Скидку можно вводить как в процентах, так и в цене продажи. Вводя в одном поле пересчитается другое. Но если вам нужно вывести общую скидку, тогда кликните по кнопке — скидка от стоимости.

• Следующее поле — это «Способ оплаты».

Выбираем из списка (шаблонов) способ оплаты, которые вы создали ранее. (Если решили создать новый, то нажимаем плюс на против способа оплаты и создаем новое правило.)

Способ оплаты, так же можно вывести в общий список заказов через настройки таблицы, нажимаем значок настройки и добавляем способ оплаты. (в примере он выведен в последнюю колонку.)

И если вам нужно оставить на постоянку («Способ оплаты» или другой столбец), расширить или сузить его, или включить какой ни будь фильтр, то для этого нужно сохранить шаблон, который будет показываться в боковом меню.

Перейдем опять к заказу.

• Следующее поле — «Предоплата».

1. В это поле может подставляться предоплата из способа оплаты,
2. Устанавливать самостоятельно,
3. или корректировать ту, которая подставилась.

Если вы сделаете предоплату (хоть один процент), то пока не будет этой предоплаты, вы не сможете передать этот заказ клиенту или отправить. Программа будет требовать чтоб оплатили предоплату, (будет стоять статус заказа — ожидаем предоплату.)

В общем списке так же виден этот статус — ожидаем предоплату.

Но вы все равно можете забронировать и закупить товар для этого заказа, но не можете этот заказ исполнить, то есть, — передать или отправить клиенту в посылке или курьером, пока не будет выполнены условия предоплаты.

• Следующее поле — «Скан документа».

Это кнопка размещение скана документа, который привязан к этому заказу, например накладная с подписями и печатями, который в любой момент можно отправить, скачать или открыть.

• Следующее поле — «Договор».

Прикрепляем или создаем договор, который свяжет все необходимые заказы и закупки по этому договору.

Для автоматизации важны все поля, поэтому заполняйте все тщательно, не пропуская ничего.

Подкручиваем договор, чтоб потом все подставлялось и не пришлось потом ничего догонять, ведь в конвейере все должно происходить в реальности. Потом исправлять или что то вносить будет проблематично.

Если кликнуть по договору, то перейдем в карточку, где мы можем распечатать этот договор а так же, мы видим все движения… Подробности смотрите в статье о договорах.

Вернемся к заказу.

• Следующим идет — «новое поле«.

Если вам не хватает каких то инструментов для карточки «ЗАКАЗЫ». Нажав на кнопку «новое поле». Откроется карточка создания нового поля.

Выберите тип данных и дайте название.

В карточке он (комментарий) покажется вот так.

Комментарий, так же можно потом вывести в общий список таблицы заказов или в отдельный шаблон.

Продолжим заполнять карточку заказа, перейдем на второй ряд.

• Следующее поле — «Покупатель«.

(Если вы ничего в это поле не вставили и нажали на какую то кнопку, которая обязательно сохраняет заказ, то значит программа вставит — розничный покупатель, так как без покупателя не возможно продать товар.

Это вообще то не совсем правильно, ведь заказы не делаются для розничного покупателя. Сделано это для каких то быстрых просчетов, заявок или других целей, но не для того, что бы вы пропускали это поле, поэтому если вдруг вы сохранили карточку перед тем, как вставить настоящего покупателя, вы должны удалить этого покупателя, нажав на кнопку удаления (справа крестик),

и забить настоящего… (Если такого еще нет в программе, нажимаем на кнопку создать.).

Кстати, если этот заказ пришел с сайта, то при открытии, карточка заказа уже будет заполнена, вам останется только все перепроверить и уточнить. Наверное для вас будет удобным создать логическое поле, по которому вы сможете определять, уточняли вы все данные или нет.

В таблицу также можно вывести это поле, чтоб сразу же видеть выполнили вы это действие или нет.

А теперь, создадим нового покупателя, которого еще нет в программе, нажимаем на кнопку создать нового покупателя.

Откроется карточка создания нового контрагента.

Выбираем из списка нужного или ищем его по ИНН…

Программа сама подтянет все реквизиты, если он зарегистрирован как юр. лицо или ИП.

Если вы кликнете на ссылку «открыть полную версию карточки», тогда откроется полная карточка контрагента, где есть вкладки:

1. О контрагенте.
2. Отношения.
3. Товары и услуги.
4. Финансы.
5. Акт сверки.

Но эти вкладки пока вам не нужны, кроме одной — «О контрагенте», так как у вас еще нет пока никаких отношений, а вот полная карточка контрагента возможно и нужна, ведь вам нужны порой расширенные данные для работы, например счет контрагента или его телефон.

Полная карточка контрагента открывается, если нажать на ссылку, — открыть полную версию карточки

Когда нажмем на ссылку, программа предложит сохранить эту карточку, мы ее сохраняем.

Откроется карточка контрагента, где мы можем абсолютно все ввести данные по этому контрагенту.

Если не хватает интересующих вас полей, можно так же создать дополнительное поле, нажав на кнопку — «новое поле».

Подробней об этой карточке вы сможете узнать в статье о контрагентах. Перейдем опять в заказ и посмотрим что у нас там получилось, после того как вы сохранили нового покупателя.

Ага… Подставился тот покупатель, который нам нужен и мы видим, что подтянулся его ИНН. (Конечно же для примера я взял контрагента на угад, но вы должны выбрать конкретного покупателя).

Дальше мы должны заполнить агента.

Кстати агент показывается только тогда, когда в настройках указано, что нужно учитывать агентское вознаграждение.

Точно так же как с покупателем создаем агента.

Далее смотрим что у нас по пункту выдачи.

Пункт выдачи — это тоже автоматизированное поле. В настройках вы должны были указать пункт выдачи товара, который подставляется в карточку заказа.

Если нужно изменить на другой пункт (склад выдачи), тогда изменяем, кликнув в область ячейки (в данном случае на склад 1), выйдет список складов из которых нужно выбрать нужный. Если такого склада нет — создаем, нажав на плюс.

Далее смотрим, что по умолчанию в способе доставки стоит — Самовывоз. Это когда покупатель сам забирает заказ.

Если вам нужно этот заказ доставить до адресата, то нужно выбрать ОБЯЗАТЕЛЬНО другой способ доставки, так как вам нужен будет адрес.

Когда у вас еще нет другого способа, нажимаем плюс.

Создаем новый способ доставки.

Заполняем и сохраняем.

Теперь мы видим, что необходимо создать адрес доставки. Создаем адрес доставки

После сохранения адрес доставки запишется еще и в карточку покупателя.

Итак, вы все заполнили и теперь обратите внимание на блок действий.

Блок действий.

Блок действий — это ФИШКА ПРОГРАММЫ, где сразу же можно создать оплату, выставить счета, сформировать и отправить груз в виде посылок или выдать товар а еще вы можете видеть или создавать все расходы, связанные с этим заказом, а так же в реале видеть себестоимость заказа, где учитывается все, что влияло на его себестоимость, например, премии сотрудников, оплата за доставку груза, оплата агентских вознаграждений, оплата грузчикам за разгрузку контейнеров при основной закупке партии товаров и так далее.

Вернемся в заказ. По условию заказа, нужно взять стопроцентную предоплату, поэтому выставляем счет и ждем оплату. При загрузке банковской выписки с банка в систему, произойдет считывание и создастся привязка этой оплаты с этим заказом. В заказе в блоке оплаты появится информация о том, что заказ оплачен.

Порой мы можем не ждать когда загрузят выписку с банка, (когда мы знаем наверняка, что заказ оплачен, это можно сделать в ручную, чтоб дальше запустить конвейерный процесс в этом заказе).

Можно не бояться, что при загрузки выписки будут задвоения, так как программа вычислит, что это одна и та же финансовая операция.

Проводим оплату в ручную. — создать оплату.

Перед созданием оплаты программа всегда проверяет бронь товаров в заказе и если нет, то предложит сперва забронировать, поэтому вместо оплаты может выйти бронирование заказа. (Если нет на складе значит будет создана заявка на производственный процесс или на закупку.)

Бронирование контролирует все необходимые процессы, поэтому оно является необходимым условием..

Когда завершили бронирование, то повторно кликаем по оплате, ведь в первый раз возможно вышло другое действие, которое вы должны были выполнить перед оплатой и оплата была проигнорирована. Кликаем создать оплату, выйдет карточка поступления оплаты.

подставляем счета и сохраняем. После сохранения мы видим, что оплата произведена в полном объеме и мы ее можем в случае необходимости опять посмотреть, кликнув по самой оплате.

Если нужно было выставить счет. Нажимаем кнопку создать счет.

Заполняем все правильно карточку выставляемого счета.

Что бы сформировать бланк для печати или отправки контрагенту, нужно нажать на значок печати бланка.

Открылись настройки для дальнейшего действия.

• Сперва отмечаем какой бланк нужно открыть, (в примере только один бланк)
• потом формат. (в word или в браузере в pdf)
• Отмечаем вставить подпись и печать. (В бланк вставится подпись руководителя и печать предприятия)
• И потом в действии мы делаем выбор что с этим документом делать (скачать, открыть или отправить к клиенту в определённом формате в word или в pdf.)

Давайте посмотрим как будет выглядеть бланк без подписи и без печати. Нажимаем кнопку Подтвердить.

А вот так вот будет выглядеть бланк, если отметим, чтоб подставлялась подпись и печать.

Подпись и печать подставляется в документы, если у вас в настройках вы вставили подпись и печать.

… вернемся в заказ.

После того, как произошла оплата нужно будет собрать товар для передачи.

Перейдем в партии товара (оно открывается еще и после бронирования) и посмотрим, как там обстоят дела. Если у вас стоит самовывоз, вы просто передаете товар клиенту. Если способ доставки другой, то вы должны его доставить курьером или транспортными компаниями.

Если у вас стоит самовывоз, то вы при оплате вы передаете товар клиенту.

Откроется документ передачи клиенту. (Отгрузка товаров)

Конечно же хорошо, когда человек забирает заказ сам, но вот если вам его нужно доставить и тем более доставить через транспортную компанию, тогда вам нужно будет сделать по другому.

Доставка товаров через транспортную компанию.

Удалим отгрузку товаров в этом заказе, так как этот заказ мы доставим, для примера, через транспортную компанию.

После удаления отгрузки товара этот товар опять вернулся к нам на склад.

Выбираем следующее действие — Доставка груза.

Видим два варианта как это можно будет сделать.

1. Переместить.
2. Доставить товары.

Выбираем любой… Откроется карточка движения товаров.

Первым делом, нужно посылку упаковать, чтоб упаковать и списать товар со склада, поэтому нажимаем на кнопку упаковать.

Передаем в транспортную компанию.

Это делается в блоке — перемещение посылок.

Давайте предположим, что за этой посылкой приехал курьер. Выбираем промежуточная доставка

статья не закончена…